La posta elettronica certificata offre maggiori garanzie legali della raccomandata A/R, perché, oltre a certificare la trasmissione con la funzione di marca temporale certifica la data, con la funzione di firma digitale certifica anche il contenuto della comunicazione, comprensivo di allegati e header del messaggio con destinatari, oggetto, indirizzi in cc e ccn. Rispetto alla trasmissione, oltre a certificare l’invio e la ricezione da parte del server del nodo destinatario della comunicazione, esiste la possibilità di certificare anche la notifica di lettura del messaggio. Alcuni provider allegano a tale notifica copia del messaggio originale con relativi allegati, in modo da rendere la certificazione immediatamente fruibile dal mittente.
Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie di vantaggi rispetto alla raccomandata con avviso di ricevimento e all’ordinario atto giudiziario tradizionale. I principali sono:
- Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata;
- I messaggi possono essere consultati da ogni computer o smartphone connesso alla rete Internet;
- L’avvenuta consegna al provider della mail viene garantita; nel caso non sia possibile recapitare il messaggio al destinatario, il mittente viene informato;
- Le ricevute di consegna hanno piena validità legale, anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario (su cui grava l’onere della prova di non aver ricevuto il messaggio), in maniera simile alla cosiddetta “compiuta giacenza” dell’atto giudiziario cartaceo o della raccomandata (la differenza è che la notifica “cartacea” per compiuta giacenza si perfeziona dopo 10 giorni dal deposito presso l’ufficio postale, mentre la notifica elettronica è pressoché istantanea);
- Esiste una funzionalità che permette, a chi invia, di chiedere una ricevuta di consegna “completa” (cioè che contiene anche una copia esatta, firmata digitalmente dal proprio gestore di posta, del messaggio spedito): tale ricevuta “completa” fa piena prova del contenuto inviato (al contrario di quanto avviene con la tradizionale posta raccomandata cartacea, con la quale il mittente non dispone di una prova sull’effettivo contenuto del plico imbustato: per ovviare a questo limite della tradizionale raccomandata, si può ricorrere all’espediente di non utilizzare la busta per spedizioni ma di confezionare il plico con lo stesso contenuto, opportunamente ripiegato e sigillato).
- Tracciabilità della casella mittente;
- Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;
- L’invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle raccomandate. Per una giusta valutazione deve essere preso in considerazione il costo di invio di una raccomandata cartacea tradizionale, che cresce in funzione del numero di pagine e del peso del plico, e il numero di comunicazioni inviate annualmente. Queste informazioni devono poi essere comparate con le tariffe del gestore PEC, che solitamente rende disponibile una casella PEC con un costo calcolato su base annuale. Di solito, una volta pagato il canone annuale l’utente può inviare un numero illimitato di messaggi PEC. Va anche calcolato il “total cost of ownership” del servizio legato alle necessità di archiviazione locale, copia di sicurezza (backup), indicizzazione e recupero-estrazione delle ricevute, specie in grandi organizzazioni che generano rilevanti quantità di corrispondenza;
- Elevati requisiti di qualità e continuità del servizio. I Service Level Agreement (SLA) di legge prevedono una disponibilità del servizio del 99,8% su base quadrimestrale. Gli SLA della disponibilità del servizio PEC non valgono per la connettività. In altri termini, i server del gestore PEC possono essere disponibili nel 99,8% dell’anno, ma la connettività per raggiungerli (offerta da un soggetto terzo rispetto ai due contraenti del servizio PEC) potrebbe avere SLA differenti;
- Obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati a invii e ricezioni di messaggi PEC, per un periodo di trenta mesi;
- Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure atte a garantire il rispetto delle misure di sicurezza previste dal Codice dei dati personali e la sicurezza della comunicazione.